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1. Einführung in die EN 16931

  • Grundlagen der Norm:

    Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die die semantischen Datenmodelle für die elektronische Rechnungsstellung definiert. Sie wurde entwickelt, um die Interoperabilität und Effizienz im Rechnungsstellungsprozess zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten. Diese Norm ist besonders wichtig für Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, da sie eine einheitliche Grundlage für elektronische Rechnungen bietet.

  • Übersicht der Datenformate:

    Die EN 16931 unterstützt verschiedene Datenformate, die zur Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen verwendet werden können. Zu den wichtigsten Formaten gehören UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). UBL ist ein weit verbreitetes XML-basiertes Format, das eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten abdeckt, während CII ein standardisiertes Format ist, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde. Beide Formate tragen dazu bei, die Automatisierung und Effizienz im Rechnungsstellungsprozess zu erhöhen.

  • Rechtliche Anforderungen und Compliance:

    Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen oder empfangen, müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben der EN 16931 erfüllen. Dies umfasst die Einhaltung von Vorschriften zur Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Die Einhaltung dieser Norm ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden und die Effizienz im Rechnungsstellungsprozess zu maximieren.

  • Die wichtigsten Aspekte der EN 16931

  1. Semantisches Datenmodell: Definiert die Kernelemente und die Struktur einer elektronischen Rechnung und gewährleistet Konsistenz und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern.
  2. Kernelemente: Definiert obligatorische und optionale Felder, die in einer Rechnung enthalten sein müssen, z. B. Angaben zum Käufer und Lieferanten, Rechnungszeilen, Steuern und Summen.
  3. Einhaltung der Vorschriften: Hilft Unternehmen bei der Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt, um Prozesse zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
  4. Interoperabilität: Bietet einen gemeinsamen Rahmen für den Datenaustausch, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Invoicing-Systemen und -Lösungen zu erleichtern.
  5. Implementierung: Entwickelt für Softwareentwickler, Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, um elektronische Rechnungen effizient und einheitlich zu erstellen, auszutauschen und zu verarbeiten.