E-Rechnung in Deutschland
Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern Pflicht eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Ab dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat. Alle nicht E-Rechnung, wie Papierrechnungen oder unstrukturierte PDFs, werden als sonstige Rechnungen bezeichnet. Somit findet hier ein angleich an die EU Richtline statt.
Ausstellen der E-Rechnung
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)1,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und b- estimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Empfang der E-Rechnung
Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist. Er kann durch eine elektronische Verarbeitung die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet.
Inländisches Unternehmen
Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.
Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.
Technische Vorraussetzung
Es kommen der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, die Übergabe auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden.
Best Practice
- Es darf immer nur eine E‑Rechnung pro E‑Mail versendet werden.
- Es sollten keine „No Reply“-E‑Mail-Adressen verwendet werden.
- Betreff und Text sind für die Einsendung irrelevant sein.
Formatvorgaben
Die Formatvorgaben für die E‑Rechnung beruhen auf unionsrechtlichen Vorgaben. Diese wurden ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung erarbeitet - EU Richtline 2014/55/EU . Ihre Vorgaben wurden von dem Europäischen Komitee für Normung (Comité Européen de Normalisation – CEN) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt.