Was bedeutet elektronische Rechnungsstellung?
Die elektronische Rechnungsstellung ist der Austausch eines elektronischen Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, wie in der EU Richtlinie 2014/55/EU definiert.
Eine strukturierte elektronische Rechnung enthält Daten des Lieferanten in einem maschinenlesbaren Format, die automatisch in das Kreditorenbuchhaltungssystem des Käufers importiert werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
Beim Vergleich von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen ist es sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass Papierrechnungen drei Merkmale aufweisen, die so integriert sind, dass wir normalerweise nicht bemerken, dass sie getrennt werden können. Papierrechnungen:
- enthalten Datendetails wie Beträge, Beschreibungen und Mengen.
- Sie geben diese Daten in einem visuellen Format auf bedrucktem Papier wieder, das manuell gelesen werden kann.
- haben eine physische Form, die es ermöglicht, sie manuell zu bearbeiten und auszutauschen.
Digitale Bilder, PDF und andere visuelle digitale Formen von Rechnungen beseitigen das physische Element und ermöglichen eine effizientere Handhabung und Archivierung der Rechnungen als Papier. Diese Formate erfordern jedoch nach wie vor, dass die Rechnungen manuell eingesehen und ihre Daten manuell gelesen und in die Buchhaltungssysteme eingegeben werden.
eRechnungen enthalten nur die Daten in strukturierter Form und können automatisch in Rechnungssysteme importiert werden. Sie enthalten keine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten, obwohl sie während der Verarbeitung vorübergehend gerendert oder in visuelle Formate umgewandelt werden können. Bei elektronischen Rechnungen ist das visuelle Format zweitrangig, und das Ziel der Automatisierung besteht nicht darin, die Rechnung anzusehen, außer in unregelmäßigen Fällen.
Eine visualisierte, für den Menschen lesbare Version der Rechnung kann zu Lesezwecken erstellt werden und in die strukturierte Nachricht einfließen, wird aber nicht als Teil der Rechnung selbst betrachtet.
E-Rechnungen sind nicht:
- Unstrukturierte Rechnungsdaten, die im PDF- oder Word-Format ausgegeben werden.
- Bilder von Rechnungen wie JPG oder TIFF.
- Unstrukturierte HTML-Rechnungen auf einer Webseite oder in einer E-Mail.
- OCR (gescannte Papierrechnungen).
- Papierrechnungen, die wie Bilder über Faxgeräte verschickt werden.
Die Verwendung von eRechnungen erfordert zwei Schlüsselfunktionen:
- Die eRechnung muss mit der richtigen Struktur erstellt werden.
- Die elektronische Rechnung muss vom System des Verkäufers zum System des Käufers übertragen werden.
Die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung, EN16931, definiert die Struktur einer elektronischen Rechnung und verschiedene Optionen für die Übermittlung der Rechnung.